CALENDRIER

Après avoir répondu en partie aux questions préalables, il est impératif d’établir un calendrier provisoire des opérations à effectuer avant le départ en Allemagne (ou autres pays germanophones…) et avant l’accueil des correspondants (qui peut être d’ailleurs se dérouler avant le voyage).

v Dès le premier Conseil d’Administration (CA) de l’établissement, il faut faire voter l’acceptation du projet. Pour cela, prévoir une fiche de présentation du projet comprenant :

§ La date des deux séjours (voyage et accueil).

§ Les objectifs du projet d’échange (même s’ils sont évidents : enrichissement linguistique, découverte d’un autre pays, d’un autre système scolaire, projets à l’intérieur du projet – prévu en concertation avec les collègues allemands, par exemple…).

§ Le montant maximum du voyage demandé aux familles (voir rubrique ‘Prix du voyage’). Il faut se donner une marge car le prix n’est pas définitif lors de la préparation. Mais on peut préciser que le montant sera nettement inférieur au prix proposé. Préciser déjà les modalités de paiement.

§ Les classes concernées par le projet et le nombre d’élèves maximum. Attention ! Il peut y avoir d’autres voyages ou sorties. Vérifier les dates de ces projets. Cela évite les mauvaises surprises.

§ Les collègues accompagnateurs envisagés.

§ S’il y a lieu, les actions prévues permettant de diminuer le prix du voyage. (voir rubrique ‘Actions’).

v Lorsqu’on fait un échange scolaire avec un établissement allemand, on peut bénéficier d’une subvention de l’OFAJ (www.ofaj.org). Cette subvention est déterminée au niveau académique et est liée chaque année à un calendrier précis (en général, dernier délai de dépôt de dossier fin novembre). Dès la mise en route du projet, faire la demande du dossier par le biais de l’établissement (secrétariat).

v Dans le même temps, d’autres aides peuvent être demandées (voir rubrique ‘prix du voyage’). Il faut en faire la demande le plus tôt possible.

v Le programme du séjour en Allemagne comme celui des correspondants en France est élaboré petit à petit. En effet, il y a lieu de faire des réservations, de tenir compte d’impératifs locaux ou de l’établissement, de rendez-vous obligatoires imposés par la nature de l’échange lui-même (par exemple, une réception prévue à l’Hôtel de Ville de la commune où se trouve l’établissement). Définir si une partie des sorties sera commune aux correspondants français et allemands, si une ou plusieurs périodes du séjour est consacrée aux cours à l’intérieur de l’établissement (ce qui demande une organisation très particulière – (voir rubrique ’Programme’) . Etc.