Bloc de compétence n°1 : Optimisation des processus administratifs
Article mis en ligne le 9 décembre 2020
dernière modification le 9 février 2021

par Jamila Khaddam-Ellah

OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

Cette page présente des conseils pédagogiques et des ressources pour accompagner les enseignants en charge de ce bloc de compétence.

Tableau de synthèse - Activités blocs et unités

Activités
Blocs de compétences
Unités d’examen
Support opérationnel aux membres de l’entité
Gestion des dossiers en responsabilité
Amélioration continue des processus
Gestion des ressources de l’entité
Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité
Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier
Contribuer à la pérennisation des processus
Rationaliser l’usage des ressources de l’entité
Unité U4 Optimisation des processus administratifs

Tout processus administratif vise la satisfaction d’un besoin exprimé par une cliente ou un client, qui peut être interne ou externe à l’organisation.
La personne titulaire du diplôme intervient dans le processus en tant que gestionnaire, réalisant en autonomie les missions opérationnelles qui accompagnent les décisions prises par l’encadrement.
Par les activités d’interface, de coordination et d’organisation menées, la personne titulaire du diplôme constitue un point d’appui opérationnel pour les acteurs de son entité de rattachement. Son action s’inscrit dans une recherche continue de la performance globale.
Au sein de collectifs de travail, la personne titulaire du diplôme est amenée à coordonner les échanges et à en organiser les modalités compte tenu de contraintes interculturelles, en veillant à véhiculer une image positive de l’organisation. Elle alimente le système d’information de l’entité, l’exploite pour produire et diffuser de l’information mais aussi pour organiser le travail collaboratif.

Épreuve E4 « Optimisation des processus administratifs » - Coefficient 4

L’épreuve se déroule sous forme ponctuelle orale, sauf pour les candidates et les candidats de la formation professionnelle des établissements habilités au CCF.
Elle prend appui sur un dossier et la prestation orale de la candidate ou du candidat. L’évaluation est guidée par une grille nationale présentée dans la circulaire nationale d’organisation de l’examen.

Cette épreuve vise à évaluer chez la candidate ou le candidat l’acquisition des compétences décrites dans le bloc de compétences « Optimisation des processus administratifs » décrites dans le tableau plus haut.

Contenu du dossier

Le dossier est personnel, il est élaboré par la candidate ou le candidat à l’aide d’outils numériques. Il présente des missions réalisées par la candidate ou le candidat correspondant à chacune des quatre activités du domaine d’activité « Optimisation des processus administratifs ».
Ainsi chaque mission correspond à une activité différente du bloc "Optimisation des processus administratifs".
Les travaux présentés ont été réalisés au cours de la formation de la candidate ou du candidat, y compris durant les stages en milieu professionnel. Pour les candidates et candidats se présentant au titre de l’expérience professionnelle, les missions sont construites, pour les besoins de l’évaluation, à partir de travaux issus de l’expérience professionnelle.

Le dossier rédigé est un document structuré qui comprend :

  • Un sommaire
  • La description des missions menées présentant les tâches réalisées et leur contexte d’exécution
  • L’attestation de la candidate ou du candidat de non plagiat
  • Les attestations de stage ou les certificats de travail attestant l’exécution du contrat de travail.

Chaque mission est décrite à l’aide des modèles de fiche présentés dans la circulaire nationale d’organisation.

Parmi les missions présentées, deux d’entre elles au moins auront été réalisées dans un contexte international. Ces missions ne pourront pas prendre la forme d’exercices ou de productions issus de manuels ou d’ouvrages : il s’agit forcément de productions issues d’expériences vécues par la candidate ou le candidat.

Le dossier est remis au jury en format numérique suivant les conditions précisées dans la circulaire nationale d’organisation. Il fait l’objet d’un contrôle de conformité organisé par les autorités académiques avant l’interrogation. L’ensemble des productions réalisées lors de chaque mission présentée dans le dossier devra être accessible par le jury lors de l’épreuve. La candidate ou le candidat se présente à l’épreuve avec l’équipement permettant d’accéder et de consulter le dossier et les productions numériques.

Déroulement de l’épreuve E4 :
L’épreuve dure 55 minutes et se déroule en deux temps.



Vous trouverez ci-dessous des ressources pour préparer les étudiants à cette épreuve :

Diaporama de l’inspection générale sur la certification de l’épreuve E4
La certification E4
Des exemples de missions
Les missions : exemples
Annexes pour l’examen à retrouver dans la circulaire nationale 2021